Eén keer per jaar ontvangt u van ons een oproep voor het doorgeven van uw watermeterstand. Met behulp van uw watermeterstand weten we hoeveel water u heeft verbruikt, en kunnen we u een juiste rekening sturen. U kunt op twee manieren die stand aan ons doorgeven: via internet of via de opnamekaart.

Opnamekaarten
Elke drie maanden versturen wij ruim 75.000 opnamekaarten. Zo bereiken we steeds een kwart van onze klanten, na een jaar hebben we dan ons hele klantenbestand gehad. Ongeveer de helft van de klanten geeft de meterstand via internet door. De rest van de klanten geeft hun meterstand via de verstuurde opnamekaarten door. Die kaarten komen weer ingevuld terug bij ons op het hoofdkantoor. Een deel van de kaarten, ongeveer 4 procent, wordt nooit meer teruggestuurd. Deze klanten krijgen een geschatte jaarrekening.

Internet
We bieden u de mogelijkheid om uw meterstand via internet door te geven sinds begin 2006. In totaal krijgen we inmiddels ongeveer de helft van alle meterstanden binnen via internet. Het doorgeven via internet heeft veel voordelen. U hoeft er de deur niet meer voor uit. Het bespaart ons geld aan portokosten. Bovendien scheelt het ons een hoop werk: via internet gaat alles digitaal en automatisch, via de ingevulde opnamekaarten niet. De verwerking van die kaarten laten we u hier zien.

Binnengekomen opnamekaarten
Op onze afdeling klantenservice krijgen we elke drie maanden vele tienduizenden ingevulde opnamekaarten binnen. De binnengekomen kaarten worden stapeltje voor stapeltje in een machine gelegd. Deze machine scant de kaarten in, en 'leest' welke meterstand een klant heeft ingevoerd.

Stapels binnengekomen kaarten

Hier scannen we de opnamekaarten in. Het apparaat rechts scant steeds een stapeltje kaarten

Beschadigde kaarten
Natuurlijk zitten er altijd een aantal flink gehavende kaarten tussen. Sommige kaarten zijn gevouwen of gescheurd. Er zijn ook kaarten die met een rode pen zijn ingevuld, of met dun potlood, waardoor de machine ze niet kan lezen. Soms is de hond met de kaart aan de haal gegaan. We proberen de beschadigde kaarten zo goed mogelijk glad te strijken zodat ze in de machine kunnen. Sommige kaarten zijn te ver beschadigd, die kunnen niet meer machinaal verwerkt worden. De meterstanden op deze kaarten worden door onze mensen handmatig in ons computersysteem "ingevoerd".

Deze opnamekaart is er slecht aan toe

Verwerken van de meterstanden
Voordat de meterstand door ons wordt verwerkt bekijkt de computer of een meterstand niet al te veel afwijkt van de vorige opname. Zo maar een voorbeeld: stel dat u normaal een verbruik heeft van 150 m3 water per jaar, en opeens blijkt uit de meterstand die op de kaart staat dat uw verbruik 450 m3 per jaar is, wat dan? In dat geval wordt deze stand niet verwerkt en worden wij door ons klant-informatiesysteem attent gemaakt op het feit dat hier iets vreemds aan de hand is. Er kunnen verschillende oorzaken zijn waarom het verbruik opeens veel hoger is. Een veel voorkomende oorzaak is een verkeerd ingevulde opnamekaart. Een andere oorzaak kan een lekkage achter de watermeter zijn, dus in de binnenleiding van uw woning. Een toilet dat steeds maar doorloopt komt nog wel eens voor, en kost aanzienlijk wat water op jaarbasis. Een kapotte watermeter is bijna nooit de oorzaak, is onze ervaring. Die komen we in de praktijk nauwelijks tegen. Als we zo'n afwijkende stand tegenkomen vragen we via een controlebrief aan klanten om de stand nog eens op te nemen. Als deze stand nog niet klopt schatten wij het verbruik.

Laatste stap: de jaarafrekening
Op basis van meterstanden die zonder meer worden verwerkt, en dat zijn gelukkig de meeste (ongeveer 95%), kan nu een jaarafrekening worden opgemaakt. Vroeger bewaarden we alle opnamekaarten een paar jaar in ons archief. Tegenwoordig worden alle ingescande opnamekaarten bewaard in ons computersysteem zodat ze altijd weer opgevraagd kunnen worden als dat nodig mocht zijn. Zoals u ziet is het verwerken van uw meterstand per post arbeidsintensiever en duurder dan wanneer we uw meterstand via internet krijgen. Wij zijn er dan ook erg blij mee wanneer u via internet uw meterstand aan ons door wilt geven.

De opnamekaarten zijn ingescand en kunnen naar het oud papier, daar worden ze vernietigd